Hinweisgebersystem der MERBAG Holding GmbH
Von unserer Philosophie und unserem Leitbild, in welchem die Grundwerte und Überzeugungen der MERBAG-Gruppe verankert sind, wollen und dürfen wir nicht abweichen. Daher hat die Einhaltung absoluter Ehrlichkeit und der geltenden Gesetze oberste Priorität. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, potentielle Verstöße frühzeitig zu erkennen, verzögerungsfrei zu untersuchen und bewiesenes Fehlverhalten zu unterbinden. Das Hinweisgebersystem der Merbag bietet die Möglichkeit, Hinweise auf Gesetzesverstöße zu melden und bildet ein wichtiges Element der transparenten und vertrauensbasierten Unternehmenskultur. Insbesondere Verstöße in den folgenden Bereichen könnten der Merbag schaden und sind daher besonders relevant:
— Korruption
— Geldwäscherei
— Wettbewerbs- und Kartellrecht
— Produktsicherheit und -konformität
— Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
— Öffentliches Auftragswesen
— Schutz der Privatsphäre und personenbezogenen Daten
Schutz der Hinweisgebenden
Den Hinweisgebenden wird größtmöglicher Schutz vor Repressalien (Kündigung, Herabstufung, Disziplinarmaßnahmen o. ä.) oder gerichtlicher Verfolgung garantiert. Die zuständige Stelle geht jedem Hinweis sorgfältig nach. Solange der Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt für die mutmaßlich fehlbare(n) Person(en) die Unschuldsvermutung. Die wissentliche Meldung von falschen Hinweisen und Informationen wird nicht toleriert.
Hinweise richtig melden
Hinweisgebenden stehen die nachfolgenden Meldekanäle zur Verfügung.
E-Mail: hinweise.de@merbag.de
Hotline (24/7): Meldungen können rund um die Uhr über die folgende Telefonnummer abgegeben werden:+ 49 651 / 7100 888
Postadresse und Adresse für persönliche Treffen:
MERBAG Trier GmbH
Dienstleistungszentrum
Karl-Marx-Straße 62
54292 Trier
Für persönliche Treffen ist eine vorgängige Terminvereinbarung über hinweise.de@merbag.de notwendig.
Damit eine Meldung bearbeitet und der Sachverhalt ohne Verzögerungen untersucht werden kann, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist und folgende Informationen zur Verfügung gestellt werden:
— Was ist passiert? – Genaue Beschreibung des potentiellen Verstoßes
— Wer hat gehandelt? – Z. B. Namen der mutmaßlich fehlbaren Person
— Wo ist es passiert? – Z. B. Betrieb/Filiale/Gesellschaft
— Wann ist es passiert? – Datum, Uhrzeit, Häufigkeit
— Dokumente? – Unterlagen, die den gemeldeten Verstoß belegen
Das Hinweisgebersystem der Merbag steht für die Meldung potentieller Gesetzesverstöße zur Verfügung.
Bearbeitung von Hinweisen
Der Hinweisgebende erhält spätestens 7 Tage nach Eingang der Meldung eine Eingangsbestätigung. Bei Bedarf wird der Hinweisgebende eingeladen, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Hinweisgebende wird spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung über die getroffenen Maßnahmen informiert.
Vertraulichkeit/Datenschutz
Die Identität des Hinweisgebenden wird vertraulich behandelt. Nur für die Bearbeitung und Abklärung befugte Personen haben Zugriff auf die Meldung und die zugehörigen Informationen und Dokumentationen. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung der Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben oder unverzüglich wieder gelöscht. Meldungen werden nur solange aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
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